Händlerinformation – FAQ

Was bedeutet elektronische Validierung?

Bisher wurde die Warenausfuhr durch Touristen vom Zoll mittels Tintenstempel auf dem Ausfuhrformular bestätigt. Mit der Umstellung auf die digitale Zollabfertigung entfällt dieser Stempel. Es werden ab diesem Zeitpunkt nur noch Exportinformationen in digitaler Form akzeptiert und diese ausschließlich elektronisch bestätigt.  

Was ändert sich im Vergleich zum bisherigen Ablauf?

Bisher war der gesamte Ablauf für Händler und Touristen komplett papierbasiert. Mit der Digitalisierung der Ausfuhrbestätigung durch den Zoll dürfen nur noch digitale Informationen eingereicht werden. Dies kann direkt über das Kassensystem des Händlers oder über die technischen Lösungen von spezialisierten Unternehmen im Tax Free Bereich erfolgen. Wenn vom Händler ein Papierformular ausgestellt wird, hat der Tourist auch direkt vor der Zolabfertigung die Möglichkeit die Informationen aus dem Papierformular digitalisieren zu lassen. eValidation Austria stellt eine entsprechende Digitalisierungslösung zur Verfügung.

Was muss ich als Händlern bei der Ausstellung beachten?

Grundsätzlich hat sich an den Rahmenbedingungen für die Warenausfuhr durch Touristen nichts geändert! Als Händler kann man sich direkt oder über einen Tax Free Serviceanbieter an die eValidation Plattform anbinden und sich dadurch sogar die Ausstellung eines Papierformulars ersparen.

Es ist aber auch möglich wie bisher Papierformulare auszustellen. Zu beachten ist, dass alle Pflichtdaten erfasst werden, da jeder Exportdatensatz elektronisch überprüft wird und ein unvollständiger Datensatz nicht validiert werden kann!

Was muss ich als Händler an meinem Ablauf im Geschäft ändern?

Die Nutzung der digitalen Zollabfertigung ist freiwillig. Es gibt für Händler keine Verpflichtung, den Ablauf im Geschäft zu ändern. Sofern Exportformulare alle gesetzlich geforderten Pflichtdaten enthalten, können diese auch zu einem späteren Zeitpunkt (z.B. am Flughafen, durch eValidation) digitalisiert und im selben Zug zur Zollabfertigung durch eValidation eingereicht werden.

Um alle Vorteile der digitalen Validierung zu nützen, ist eine Anbindung an die eValidation Plattform bzw. an das System eines Tax Free Servicepartners durchaus sinnvoll!

Was ändert sich für den Touristen?

Der Tourist erhält die Ausfuhrbestätigung nicht wie bisher vom österreichischen Zoll, sondern von Mitarbeitern der eValidation Austria. Die Unterlagen werden, sofern die Informationen nicht ohnehin schon elektronisch vorliegen, eingescannt und ausgelesen. Er erhält sofort eine Information über den Validierungsstatus seiner Exporte.

Welche Vorteile bringt die digitale Zollabfertigung für den Touristen?

Sofern die Daten schon digital eingereicht wurden, erspart sich der Tourist die Einreichung der Exportformulare. In jedem Fall benötigt er die Exportunterlagen nach der digitalen Zollabfertigung aber nicht mehr, da der Stempelausdruck sowie die im System gespeicherte und jederzeit abrufbare Information für eine Mehrwertsteuerrückerstattung ausreicht.
Auf mobilen Lösungen, die an die eValidation Plattform angebunden werden, kann der Tourist die Ergebnisse für seine Exportvalidierungen in Echtzeit direkt auf seinem Smartphone sehen.

Mit welchen Kosten muss ich als Händler rechnen?

Da die Abläufe im Geschäft nicht zwingend geändert werden müssen, entstehen hier keine Umstellungskosten. Die digitale Zollabfertigung an sich wird kostenfrei erfolgen. Eine reine Digitalisierung – Exportpapiere und Rechnungen werden eingescannt - und Abfertigung von vollständig ausgefüllten Exportunterlagen erfolgt ebenfalls kostenfrei. Wenn aber eine gesetzlich geforderte Information am Formular fehlt, darf dieses nicht validiert werden! Der Tourist würde nicht in den Genuss der Rückerstattung kommen.
Um sicherzugehen, dass möglichst jeder Tourist seine Exportvalidierung erhält, ist eine Daten-Korrektur- bzw. Daten-Ergänzungsvereinbarung mit dem Tax Free Anbieter (fragen Sie diesen, ob er dieses Service anbietet) oder mit eValidation Austria erforderlich.
Bei direkter Anbindung an die eValidation Plattform gibt es verschiedene Servicelevel zu unterschiedlichen Preisen.

Welche zusätzlichen Serviceleistungen bietet eValidation Austria an? – Datenkorrektur, Ergänzung

Die eValidation Austria stellt an Ausreisepunkten (wie dem Flughafen Wien) eigenes Personal für die digitale Zollabfertigung zur Verfügung und ist dadurch in der Lage zusätzliche Serviceleistungen anzubieten.

Die eValidation bietet die Überprüfung, Korrektur und Ergänzung von Tax Free Informationen an. Dazu ist eine Vereinbarung notwendig, die entweder über Ihren Tax Free Serviceanbieter oder direkt mit der eValidation Austria abgeschlossen werden kann. Nicht alle Tax Free Servicedienstleister bieten dieses Service, Informieren Sie sich bitte direkt bei Ihrem Anbieter.

Mit dieser Vereinbarung wird sichergestellt, dass alle Formulare verarbeitet werden, da schon das Fehlen einer einzelnen gesetzlich geforderten Information zu einer Ablehnung der Validierung führt.

Um die Kundenzufriedenheit auf höchstes Niveau zu bringen und den Umsatz mit Tax Free Einkäufen zu maximieren empfehlen wir zumindest dieses Service.

Eine weitere Serviceleistung von eValidation ist die Möglichkeit eines direkten Zugangs zur eValidation Plattform. Damit können Validierungsergebnisse direkt in Echtzeit abgefragt werden. Somit ist eine unmittelbare Verbuchung der Exporte beim Händler möglich. Neben einem Cash Flow Vorteil können zukünftig auch Statistiken und Informationen generiert werden, die zur Planung und Steuerung des Tax Free Einkaufs verwendet werden können.

Was ändert sich für mich, wenn ein professioneller Tax Free Anbieter meine MwSt.-Rückzahlungen durchführt?

Die Angebote der einzelnen Tax Free Dienstleister unterscheiden sich, da die digitale Zollabfertigung in unterschiedlicher Weise in den Ablauf integriert wird.

Wenn ein Tax Free Anbieter alle Services der eValidation integriert, ändert sich für den Händler im Ablauf nichts. Die Umsätze mit Tax Free Touristen steigen, da die Validierungsrate erhöht werden kann, die Kundenzufriedenheit steigt und durch die Validierungsergebnisse in Echtzeit hat der Händler einen zusätzlichen Cash-Flow Vorteil.

Wenn ein Tax Free Dienstleister dieses Service nicht integriert, ergibt sich daraus möglicherweise ein Umsatzrückgang beim Tax Free Geschäft, bei gleichzeitigem Sinken der Kundenzufriedenheit.

Lassen Sie sich direkt von Ihrem Tax Free Anbieter bestätigen, welche neuen und zusätzlichen Services nach der Umstellung auf die digitale Zollabfertigung angeboten werden.

Welche Vorteile bringt mir als Händler eine Zusammenarbeit mit einem professionellen Tax Free Anbieter?

Voraussetzung ist, dass der Tax Free Serviceanbieter die Services der eValidation Austria und eine direkte Anbindung an die Validierungsplattform integriert.

Dann werden Exporttransaktionen schon vor der Zollabfertigung kontrolliert und die Validierungsrate damit erhöht. Die direkte Übermittlung der Validierungsergebnisse an die Tax Free Serviceanbieter stellt eine schnelle und einfache Rückerstattung sicher. Die Umsätze sollten sich dadurch im Vergleich zum bisherigen Abfertigungssystem wesentlich steigern!

Fragen Sie Ihren Tax Free Serviceanbieter, ob diese Anbindung umgesetzt wurde, und welche zusätzlichen Services noch angeboten werden.

Wann und wo wird die elektronische Validierung umgesetzt?

Die elektronische Zollabfertigung für Exporte durch Touristen wird ab April 2019 am Flughafen Wien eingeführt.

Es ist geplant, die digitale Zollabfertigung auch an der Westgrenze und an den restlichen österreichischen Flughäfen noch in der zweiten Hälfte des Jahres 2019 einzuführen.

Was ändert sich für mich als nicht österreichischer Händler, wenn ein Tax Free Tourist über den Flughafen Wien ausreist?

Für den Händler ändert sich nichts, sofern dem Touristen ein vollständig ausgefülltes Exportformular mitgegeben wird. Eine Änderung der Ausstellungsprozesse im Geschäft sind nicht zwingend notwendig.

Wie erkenne ich, ob ein Tax Free Formular validiert wurde?

Wenn ein Tourist den Export mit einem Papierformular anmeldet, erhält er einen Ausdruck mit einem QR-Code, in dem die Informationen zur Exporttransaktion enthalten sind.

Um das Validierungsergebnis zu erhalten kann entweder der QR-Code eingelesen oder eine aufgedruckte URL in den Internetbrowser eingegeben werden. Über diese URL ist es nach einer Anmeldung auf der eValidation Plattform möglich zu sehen, ob das Formular positiv oder negativ validiert wurde. Link zur kostenlosen Anmeldung (folgt in Kürze)

Wie erkenne ich, ob ich als Händler die Mehrwertsteuer rückerstatten darf?

Wie bisher wird bei der Zollabfertigung ein Stempel - in diesem Fall ein digitaler Stempel – vergeben. Wenn ein Tourist mit dem Stempelausdruck zurückkommt, kann der Validierungsstatus aus dem QR-Code ausgelesen werden. Etwaige Negativvermerke des Zolls können hier ebenfalls eingesehen werden.

Welche Möglichkeiten habe ich, um an das Validierungsergebnis meiner Tax Free Transaktionen zu kommen?

Wenn ein Tourist mit den Stempelausdruck, den er bei der digitalen Zollabfertigung erhält, zum Händler zurückkommt, kann das Ergebnis über den Händlerzugang auf der eValidation Plattform abgefragt werden.

Zusätzlich besteht für den Händler die Möglichkeit sich direkt an die eValidation Plattform anzubinden. Dadurch erhält er alle Validierungsinformationen in Echtzeit, noch bevor der Tourist die Rückerstattung einfordert. Daraus kann sich aus buchhalterischer Sicht ein wesentlicher Cash-Flow-Vorteil ergeben.

Muss ich die Tax Free Formulare weiterhin über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unternehmensprüfungen aufbewahren?

Die Daten zu allen digital validierten Exporten werden in der Validierungsdatenbank abgelegt. Sowohl die Behörden als auch Händler werden Zugriff auf diese Validierungsergebnisse haben. Die Exportformulare unterliegen damit nicht mehr der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht!

Wie komme ich als Händler im Falle einer Unternehmensprüfung zu den Validierungsergebnissen?

Der Prüfer hat bereits vor der Unternehmensprüfung Zugang zu den Validierungsergebnissen. Der Händler muss also keine Validierungsbestätigungen mehr vorlegen!

Wird die Exportware wie bisher vom Zoll überprüft?

An der Warenkontrolle durch den Zoll ändert sich nichts. Da die Einkaufswerte für Touristeneinkäufe durch die Digitalisierung sehr transparent sind, kann die Warenkontrolle durch den Zoll wesentlich gezielter erfolgen.

Für den Fall, dass nicht alle Ihre Fragen beantwortet sind, können Sie uns hier weitere Fragen zukommen lassen. haendlerfragen@evalidation.tax